Monday, April 24, 2017

Prosedur Memperpanjang paspor


Sebelum langsung masuk ke inti tulisan, saya akan jelaskan singkat apa itu paspor dan macam macam jenis paspor. Dimulai dari sedikit basa-basi. Paspor adalah dokumen terpenting dalam perjalanan ke luar negeri. Secara administratif, dokumen ini adalah ‘urat nadi’ seorang pelancong hehe.
Satu hal yang cukup identik dengan paspor adalah visa, yang bisa kita analogikan sebagai jam pasir dari lamanya nyawa paspor diperkenankan untuk berdetak. Mengenai visa, secara umum setidaknya ada 3 kebijakan mengenai diperbolehkannya seseorang memasuki negara tujuan. Ada negara yang mewajibkan pejalan sudah mengantongi visa sebelum kedatangan (visa in advance atau visa before arrival), ada yang memungkinkan pejalan untuk mendapatkan visa ketika sampai di titik kedatangan (visa on arrival), dan ada juga yang membebaskan visa untuk pejalan dengan kewarganegaraan tertentu (visa-free, visa-waiver, atau visa-exemption) kok bisa? Iku kebijakan kerjasama bilateran antar negara hehe.
Terkait dengan opsi ketiga, mungkin destinasi terpopuler bagi orang Indonesia yang baru saja memberlakukan bebas-visa adalah Jepang. Per 2015 (ada sumber lain yang menyebutkan Desember 2014 aku ngak tau pastinya sih), pejalan sudah bisa mengunjungi Jepang tanpa harus membayar visa. Hanya saja pejalan tetap harus mengurus administrasi bebas-visa di kedutaan Jepang di Indonesia yang seharusnya tidak serepot mengurus visa normal.
Kembali ke soal paspor, salah satu implikasi dari kebijakan bebas-visa ke Jepang ini adalah meningkatnya popularitas paspor elektronik. Mengapa? Karena salah satu syarat mutlak ketika mengurus administrasi bebas-visa ke Jepang adalah paspor elektronik, atau e-paspor. Dengan kata lain, paspor ‘biasa’ yang berwarna hijau tidak bisa diproses untuk aplikasi bebas-visa.
Paspor elektronik ini sebenarnya bukan hal baru dalam dunia keimigrasian, khususnya secara global. Negara lain (termasuk Jepang), kini tidak memiliki jenis paspor lain selain paspor elektronik. Sedangkan Indonesia masih memberikan opsi lain, yakni paspor biasa dan paspor biasa elektronik.
Nah, seperti itu sedikit cerita tentang popularitas paspor elektronik. Selanjutnya artikel ini akan membahas mengenai prosedur aplikasi paspor elektronik. Anyway, latar belakang saya mengajukan paspor elektronik sebenarnya bukan karena bermaksud melamar bebas-visa ke Jepang. Memang di 2015 dulu saya memiliki rencana untuk berkelana di Asia Timur (termasuk Jepang). Tetapi sepertinya periode bebas-visa ke Jepang terlalu singkat, hanya 15 hari. Sedangkan saya berencana mengalokasikan waktu setidak 1 bulan untuk berkelana di Jepang (yang artinya harus apply visa seperti biasa), ikut short course di Kyoto University.
Motivasinya lebih karena kebetulan di tahun 2015 ini masa berlaku paspor Penulis akan habis di tengah tahun. Maka mau tidak mau saya harus mengganti paspor, dan jadinya sekalian saja gantinya dengan paspor elektronik. Karena saya berasumsi mungkin selanjutnya ada beberapa negeri lainnya yang akan mengumumkan kebijakan diplomasi bebas-visa dengan Indonesia. Plus paspor elektronik pun memiliki berbagai keuntungan, seperti misalnya lebih mudah keluar imigrasi Indonesia dengan fasilitasi auto-gate. Itu adalah sekelumit cerita tentang popularitas paspor elektronik dan latar belakang pengajuan paspor saya. Sebelum masuk ke detil prosedur bagaimana mengajukan permohonan paspor elektronik, ada baiknya kita membahas sedikit tentang aplikasi paspor secara umum dahulu. Untuk pembaca yang mungkin terburu-buru, silakan saja langsung dilompati ke bagian selanjutnya.

SEKILAS TENTANG APLIKASI PASPOR
Sekedar informasi, perlu dipahami artikel ini ditulis berdasarkan pengalaman pribadi Penulis dalam mengajukan pergantian paspor menjadi paspor elektronik di Mei 2015. Jika di kemudian hari ada perubahan kebijakan, maka sangat mungkin ada poin-poin yang tidak lagi relevan dalam tulisan ini. Jadi mohon maklumnya terlebih dahulu.
Oke, mari kita mulai.
Ada beberapa perbedaan dari kedua paspor, diantaranya:
1.    Paspor biasa memiliki 2 versi: 24 halaman dan 48 halaman. Paspor elektronik hanya 48 halaman
2.    Paspor biasa bisa diajukan secara onlinePaspor elektronik tidak lagi bisa diajukan secara online (harus walk-in)
3.    Paspor biasa dapat diajukan di kantor imigrasi setempat. Paspor elektronik hanya bisa di kantor imigrasi tertentu (Jakarta, Batam, dan Surabaya)
4.    Paspor biasa berwarna hijau. Paspor elektronik berwarna biru dan memiliki chip di dalamnya (implikasinya: sedikit lebih hati-hati dalam merawat dan menyimpannya)
Mengenai poin nomor 1, perbedaan dari 24 dan 48 halaman hanyalah soal jumlah halaman dan harga. Paspor 24 halaman lebih cocok diambil jika memang tidak terlalu sering keluar negeri.
Sedangkan untuk poin nomor dua, sejak tahun 2015 hingga awal 2016, proses aplikasi paspor elektronik hanya bisa dilakukan secara walk-in. Harus datang ke kantor imigrasi secara fisik. Kantor imigrasi yang bisa memproses paspor elektronik pun terbatas, hanya ada 9 kantor di Jakarta, Surabaya, dan Batam. Harap cek referensi terbaru, in case ada perubahan kebijakan. Harap dipahami juga, bahwa pengajuan paspor dapat berupa pembuatan paspor baru (belum pernah memiliki paspor sebelumnya), atau penggantian paspor lama (karena habis masa berlaku, halaman sudah penuh, hilang, dan lainnya). Khusus untuk penggantian paspor karena sudah habis masa berlaku, untuk mempermudah disarankan pengajuan dilakukan ketika umur paspor sudah memasuki sekitar 6 bulan sebelum berakhir (atau lebih singkat).
Oke, begitu saja tentang paspor biasa secara umum. Kini saya akan sharing lebih spesifik mengenai aplikasi paspor elektronik.
PENGAJUAN PASPOR ELEKTRONIK
Sekali lagi, sharing informasi ini didasarkan pada pengalaman pribadi Penulis ketika mengajukan proses penggantian paspor di kantor Imigrasi Surabaya, di akhir Mei 2015. Mungkin ada perbedaan prosedur di kantor imigrasi lainnya, tetapi kemungkinan tidak berbeda jauh dari sisi persyaratan. Sangat disarankan untuk mengecek referensi terbaru (khususnya dari website resmi Imigrasi) sebelum mengajukan permohonan.
Dari sisi dokumen, yang harus disiapkan pelamar (baik asli dan fotokopi) adalah:
1.    Kartu Keluarga
2.    Akta Lahir
3.    KTP
4.    Paspor lama
5.    Surat Keterangan Kerja atau Surat Keterangan Domisili

Poin nomor 1 sampai 3 harus dibawa dokumen asli dan fotokopinya dengan format A4. Mungkin bagi yang sudah menikah ada baiknya menyiapkan akta pernikahan atau dokumen pendukung lainnya “gue ngak ngelampirin surat nikah karena emang belum nikah huhu masih jomblo”, agar tidak kecelek jika ada kekurangan dokumen. Sedangkan untuk poin nomor 5, surat keterangan kerja atau domisili, diperlukan bagi mereka yang memiliki KTP di luar Surabaya tetapi mengajukan permohonan paspor di Surabaya.
Baik, kini soal how-to–nya.
Pada awal 2015, saya sempat datang ke kantor imigrasi untuk membantu proses perpanjangan Visa On Arrival seorang rekan pejalan. Ketika itu saya juga sekaligus menanyakan prosedur pengajuan paspor elektronik. Yang cukup mengejutkan, ternyata kebijakannya saat itu hanya memberi kuota 100 orang pelamar walk-in per hari (dan sampai sekarang paspor elektronik belum bisa diajukan secara online).
Implikasinya, pelamar harus datang pagi-pagi untuk mendapat jatah antrian, sekalipun kantor imigrasi belum beroperasi. Pada saat itu saya sempat datang 2 kali di hari yang berbeda. Sekitar jam 10 dan jam 8. Dan tidak juga kebagian. Cukup frustrating memang ketika itu, karena artinya pelamar harus berangkat subuh demi mendapatkan pelayanan paspor.
Namun ternyata ada berita yang cukup melegakan karena akan diberlakukan peraturan baru. Tidak ada lagi pembatasan kuota (setidaknya di kantor imigrasi Surabaya gimana tidak imigrasi yang menyediakan paspor elektronik terbatas), tetapi kini pelayanan berdasarkan antrian sebelum jam 10 pagi. Jadi, pelamar akan tetap dilayani, sejauh mengantri sebelum jam 10. Menurut beberapa sumber portal berita, di kantor imigrasi lain dengan kapasitas penerbitan paspor lebih tinggi, pelamar bisa tetap dilayani hingga pukul 12 siang. Tetapi saya tentunya tidak sempat dan tidak tertarik untuk mengecek sendiri mengenai validitas informasinya.
Mungkin karena sedikit trauma, plus belum yakin akan kebenaran berita tersebut (yang ternyata memang benar dilayani sampai jam 10), Penulis tetap berangkat pagi-pagi. Sekitar jam 7, saya sudah sampai di kantor imigrasi yang masih agak sepi. Kemudian mendatangi tim sekuriti untuk mengambil nomor antrian, setelah lulus pengecekan dokumen. Jam 7 pagi, saya mendapat nomor antrian 55.
Tidak lama kemudian, ada seorang petugas imigrasi yang menginformasikan tentang jenis-jenis paspor dan syarat pengajuannya. Cukup informatif dan membantu, apalagi ada sesi tanya jawabnya yang mungkin memberikan kekecewaan bagi mereka yang ternyata belum membawa dokumen lengkap.
Ketika itu saya sempat mencatat hal menarik. Ada seorang Bapak yang protes dan sang petugas imigrasi dengan diplomatis dan tenang merespon, “Silahkan buka website Imigrasi. Lalu bisa tuliskan saran di sana”. Bukan jawaban yang sempurna memang, tetapi setidaknya tidak terlalu ofensif. Pada pukul 8, kantor imigrasi mulai dibuka. Antrian mulai dipanggil menuju loket. Mulai dari kategori aplikasi onlinewalk-in, dan prioritas (bagi para pensiunan dan juga mungkin penyandang disabilitas). Sekitar jam 9, giliran nomor saya yang akhirnya dipanggil.
Di loket, petugas memeriksa kelengkapan dokumen lalu memberikan nomor antrian interview. Selepas itu pelamar akan menunggu hingga akhirnya dipanggil kembali. Ketika itu saya sempat bertanya ke petugas tentang antrian di ruangan seberang, yang ternyata khusus untuk pengurusan paspor via biro perjalanan. Sekitar jam 11, akhirnya tiba juga giliran saya untuk diwawancara.
Dimulai dengan verifikasi dokumen dan pertanyaan standar. Seperti misalnya untuk apa membuat paspor, mau kemana, kapan, dan semacamnya. Tidak ada pertanyaan personal seperti warna kesukaan, makanan favorit, ataupun motto hidup seperti layaknya buku diary anak SD (*ini apaan). Sesi interview dibarengi juga dengan pengambilan data biometrik yang dimulai dengan sesi foto.
Kemudian dilanjutkan sesi pengambilan data biometrik – sidik jari. Diakhiri dengan penyerahan tanda terima plus biaya yang harus dibayarkan. Untuk paspor elektronik biayanya 655 ribu (terdiri dari 600 ribu biaya paspor, dan 55 ribu biaya biometrik). Anyway secara faktual, biayanya akan menjadi 660 ribu, dengan tambahan 5 ribu sebagai biaya setor di bank BNI (mungkin di bank lain juga bisa, tetapi saya tidak cek).
Sama seperti pelamar sebelumnya, sebelum berpamitan saya menanyakan perihal kemungkinan menyimpan paspor lama. Dan jawabannya sama, ternyata diperbolehkan. Sang petugas menyarankan untuk memintanya ketika pengambilan paspor nanti. Seperti itulah sharing mengenai prosedur pengajuan paspor elektronik. Secara normatif, lama pembuatan paspor elektronik ini disebutkan sekitar 1 minggu.
Satu minggu kemudian, saya datang ke kantor imigrasi kembali untuk mengambil paspor. Tetapi sayangnya petugas memberitahu bahwa mesin pembuat paspor sedang rusak, dan diminta datang satu bulan ke depan. Petugas juga meminta nomor handhpone saya untuk menginformasikan jika paspornya sudah selesai. Mungkin ini bisa menjadi bagian dari rencana pengajuan paspor, di mana kita perlu mengeset ekspektasi tentang lama pembuatan paspor in case sesuatu yang tidak diharapkan mungkin terjadi. Saran dari pengalaman ini, jangan mengajukan penggantian paspor terlalu mepet dengan waktu keberangkatan. Siapa tahu ada hal-hal di luar perkiraan, yang bisa membuat rencana berpergian menjadi berantakan (yang untungnya tidak terjadi pada Penulis).
Sekitar seminggu kemudian, tanpa diduga Penulis menerima telepon dari imigrasi. Petugas memberi tahu bahwa paspor sudah dapat diambil. Good news, karena ternyata saya tidak perlu menunggu selama sebulan. Bad news-nya, ketika itu saya lupa membawa bukti pembayaran (receipt) yang tertinggal di kantor. Sehingga harus bolak-balik demi mendapatkan dokumen biru itu. Akhirnya paspor biru pun dapat saya miliki.
Seperti itu saja mengenai aplikasi paspor elektronik yang Penulis jalani. Jika dirangkum, maka poinnya seperti ini:
1.    Membawa dokumen lengkap, asli, dan fotokopi dengan format A4
2.    Jika memungkinkan, datang pagi hari agar mendapat antrian awal (Penulis mendapat nomor antrian 44 pada jam 7, jam 9 mengantri di loket, dan jam 11 mengantri wawancara)
3.    Mengikuti sesi wawancara dan pengambilan biometrik
4.    Melakukan pembayaran
5.    Menunggu proses selama 1 minggu
6.    Menukarkan bukti pembayaran di loket pengambilan paspor
7.    Jika mau menyimpan paspor lama dapat meminta pada petugas pengambilan paspor
Paspor Elektronik (biru)
Secara umum, tidak ada kendala berarti dalam proses pengajuan paspor elektronik. Prosedurnya cukup mudah, petugas pun cukup helpful. Terlebih karena adanya perubahan kebijakan per 2015, dari pelayanan berbasis kuota menjadi berbasis jam, yang mungkin sedikit mempermudah para calon pelamar.
Hanya saja ada sedikit harapan pribadi dari Penulis mengenai perbaikan pelayanan paspor. Yang pertama adalah soal semacam customer service, khususnya layanan hotline telepon yang agak membingungkan. Bukan karena respon petugas hotline-nya membingungkan. Tetapi membingungkan karena berkali-kali saya menelepon saluran hotline ataupun nomor telepon kantor imigrasi yang tertera di website, tidak pernah Penulis mendengar suara jawaban dari seberang sana.
Ini agak menyulitkan Penulis, atau mungkin calon pelamar lainnya, yang sedang dalam masa pengumpulan informasi. Karena ada beberapa hal yang ingin dikonfirmasi secara resmi pada sang petugas, untuk menghindari kekeliruan dalam proses pengajuan dan tentunya menghemat waktu.
Selain itu, berkaca dari pelayanan paspor di negara maju, seorang sahabat asing yang memperpanjang visa on arrival-nya di kantor imigrasi yang sama sempat terkejut ketika saya harus berangkat pukul 6 pagi untuk mengambil antrian. Dia menginformasikan bahwa proses pembuatan paspor di negaranya sangatlah mudah. Hanya memakan waktu 10-15 menit, dengan foto yang sudah di-upload secara online. Dan tentunya tidak ada pembatasan kuota ataupun antrian dibatasi hingga jam tertentu di sana, sejauh masih pada jam kerja.
Seperti itu saja sedikit kritiknya. Sebagai penutup, selayaknya orang Indonesia yang sopan, tentunya Penulis tetap mengapresiasi 1-stop-service (bukan 1-day-service, 1 hari jadi) ini. Proses beruntut selama 4 jam tanpa harus bolak-balik kantor imigrasi lagi, bagaimanapun juga bukanlah suatu pelayanan yang buruk. Meskipun masih jauh dari kata ‘nyaman’ ataupun ‘efektif’.
Saya menyadari bahwa proses penerbitan paspor pun tidak bisa sepenuhnya berada dalam kontrol tim Imigrasi, mengingat belum terintegrasinya sistem pendataan penduduk di negara kita. Masih jauh dari ideal, tetapi setidaknya saya menjumpai perubahan prosedur yang nyata menuju arah lebih baik.
Untungnya masa berlaku paspor ini selama 5 tahun, sehingga setidaknya sampai 4.5 tahun ke depan saya tidak perlu mengurus proses ini lagi. Dan semoga saja di tahun 2020, prosedurnya sudah menjadi jauh lebih sederhana dan cepat. Akhir kata, semoga artikel ini bisa sedikit membantu proses pengajuan paspor.


Share:

0 komentar:

Post a Comment

안녕 하세요 감사합니다
Mannaseo pangapseumnida